Peppol. What’s the fuss about? Bij De Supporters vinden we Peppol alvast niet de zoveelste bureaucratische regelneverij, maar een kans om je administratie te optimaliseren. Een opportuniteit om jouw aankoopfacturen en andere documenten te digitaliseren en efficiënter te maken.
Vanaf 2026 komen al jouw inkomende facturen ‘verplicht’ rechtstreeks in je boekhouding terecht en kunnen dus automatisch geboekt worden. Een flinke stap in de goede richting. Maar wat met het goedkeuren alvorens betaling? En wat indien je met een analytische boekhouding werkt? Zijn jouw leveranciersboekhouders dan overbodig of wijzigen hun verantwoordelijkheden?
Door je nu al voor te bereiden en op deze vragen een antwoord te bieden, ga je deze wettelijke vereiste meteen ook gebruiken om je kosten te verlagen en processen te stroomlijnen. En dààr werken De Supporters graag aan mee!
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationale standaard voor elektronische documentuitwisseling. Het biedt een veilige en gestandaardiseerde manier om e-facturen en andere documenten tussen bedrijven te versturen. Deze verplichting bestaat al voor samenwerkingen met overheden, maar wordt nu dus uitgebreid naar samenwerkingen tussen bedrijven.
Het netwerk is ontworpen om papierwerk te elimineren en fraude met facturen te minimaliseren. Dit leidt tot snellere, efficiëntere processen en kostenbesparingen.
Het zorgt ervoor dat bedrijven met verschillende softwaretoepassingen probleemloos documenten kunnen uitwisselen.
Peppol is van toepassing voor zowel publieke als private sectoren. In veel Europese landen, zoals ook bij ons, zijn overheden vandaag al verplicht om e-facturen enkel nog via Peppol te accepteren. Vanaf 2026 geldt die verplichting voor alle bedrijven. Ook wanneer je dus als éénmanszaak een factuur aan een BV opmaakt, of wanneer je vanuit je eigen management vennootschap naar een zusterbedrijf factureert, zal dat via Peppol dienen verlopen.
De verplichting om Peppol te gebruiken verschilt per land en per sector. In België is Peppol sinds juli 2024 de standaard voor alle transacties met overheidsinstellingen. De Belgische overheid verplicht gestructureerde elektronische facturen bij alle transacties tussen ondernemingen vanaf 1 januari 2026.
Om Peppol te kunnen gebruiken, zijn er enkele technische en organisatorische vereisten:
1) toegang tot een gecertificeerd Access Point: Dit verbindt jouw bedrijf met het Peppol-netwerk.
2) E-facturatiesoftware: Je hebt software nodig die Peppol-compatibele facturen kan genereren.
3) Registratie in het Peppol-netwerk: Bedrijven moeten een unieke identifier (Peppol-ID) verkrijgen.
4) Beveiliging en compliance: Je moet voldoen aan de beveiligingsvereisten om gegevens veilig te verzenden.
Veel softwareleveranciers bieden integraties met Peppol aan, waardoor bedrijven niet zelf een direct Access Point hoeven te beheren.
1. Beoordeel je huidige facturatieproces: bekijk hoe je huidige facturatiesysteem werkt en of het geschikt is voor e-facturatie. Dit helpt om hiaten te identificeren en een strategie te bepalen voor de overstap naar Peppol.
2. Kies een betrouwbare softwarepartner: selecteer softwareleveranciers die Peppol-compliant oplossingen bieden. Populaire opties in België zijn bijvoorbeeld Yuki, Exact Online, en andere gespecialiseerde platforms die al integraties aanbieden.
3. Registreer je Peppol-ID: dit is nodig om documenten via het netwerk te kunnen verzenden en ontvangen. Je softwarepartner of een Access Point-provider kan je hierbij helpen.
4. Train je team: zorg ervoor dat medewerkers die verantwoordelijk zijn voor facturatie op de hoogte zijn van de nieuwe procedures. Dit voorkomt fouten en verhoogt de efficiëntie.
5. Werk samen met je klanten en leveranciers: communiceer met je partners over je overstap naar Peppol. Dit kan helpen om de samenwerking te optimaliseren en te voorkomen dat betalingen vertraging oplopen door incorrecte facturen.
De Peppol-verplichting biedt kansen om je administratie te digitaliseren en efficiënter te maken. Door je nu al voor te bereiden en op deze vragen een antwoord te bieden, kun je kosten verlagen, processen stroomlijnen én aan de wettelijke vereisten voldoen. Kies de juiste partners, train je team, en je bent klaar voor de toekomst van e-facturatie.
Kun je advies of hulp gebruiken bij de Peppol transitie, en wil jij deze verplichting ook aangrijpen om het proces van inkomende facturen zo gestroomlijnd mogelijk te laten verlopen? Contacteer ons dan vandaag nog en wij maken een Supporter vrij om jou te helpen waar nodig.