• Buitenland: de verplichting om via peppol te versturen geldt grensoverschrijdend pas vanaf 2030. Je kan het wel doen, indien je dat wenst, maar dan moet ook de tegenpartij akkoord zijn.  

• Binnenland: als tegenpartij niet klaar is voor peppol, terwijl ze wel onder die verplichting vallen, dan heb je vanzelfsprekend nog steeds het recht om betaald te worden, en dan kan je de factuur via pdf en mail afleveren. Documenteer echter zeer goed dat je tegenpartij daarover hebt geïnformeerd, en bewijs dat er geen access point beschikbaar was.  

Ja, een VZW valt evenzeer onder de verplichting, er wordt geen onderscheid gemaakt in aantal facturen, factuurbedrag,...  

Er zijn veel verschillende tools op de markt, vanuit RentMyBrain werken we software-onafhankelijk, want de juiste tool hangt immers ook af van je tegenpartij, de activiteit die je uitvoert, de rapporteringsnood etc.  

Als je louter elektronisch wil verzenden en de kost zeer laag wil houden kan je bvb bij Odoo 1 gratis module gebruiken, zoals bvb verkoopfacturen. Tools zoals Lucy hebben een zeer beperkte kost (<€5/maand). Het is dan wel zaak om die tools te laten praten met je boekhouding. 

Ja, alles facturen die je verstuurt vanaf 1/1/2026 vallen onder de peppol verplichting, ook al betreft het inhoudelijk prestaties van 2025 of valt de factuurdatum nog in 2025.

Tip: wacht vooral niet tot dat uiterste moment, maar verstuur in december alvast facturen via peppol, zo check je alvast of alles vlot verloopt. 

Het is dan wel zaak om die tools te laten praten met je boekhouding. 

Nee, enkel officiële facturen verlopen via deze weg

Als de klant beweert de factuur niet ontvangen te hebben, check dan eerst de ontvangststatus in peppol, of stuur de factuur opnieuw maar als herverzending, dus niet met een nieuw nummer want dan zal ze worden behandeld als een nieuwe factuur. 

Als je een duplicaat wil/moet bezorgen voor archief of controle, dan mag dat via pdf met vermelding “duplicaat”. 

Zeker, peppol laat ook bijlagen toe.

Peppol wijzigt niets aan de bestaande boekhoudregels, en die zeggen het volgende: 

Een factuur gericht aan de verkeerde entiteit mag niet verwerkt worden in je boekhouding, geeft geen recht op btw-aftrek en kan administratieve boetes opleveren als ze toch in de btw-aangifte verschijnt. In dit geval ben je geen contractpartij en is de factuur juridisch ongeldig. Je weigert ze via peppol (indien de software dat ondersteunt) of schriftelijk. 

Een foutieve factuur (qua bedrag, hoeveelheden…) die wel is gericht aan het juiste bedrijf? Dan zal je steeds een creditnota en nieuwe factuur dienen vragen. 

Het ontbreken van een interne referentie, PO… betreft geen juridische fout, en is het gevolg van een commerciële overeenkomst. Als je betaalt wil geraken, kan tegenpartij je mogelijk verplichten om te crediteren en opnieuw te factureren, maar alles hangt hier af van hoe sterk je zelf staat in de commerciële relatie.  

Ja, Peppol verzendt altijd beide niveaus (header én lijnen). 

Jouw systeem kiest of het de header gebruikt (bijv. enkel totaalbedrag boeken op 1 lijn), of de lijnen uitleest en importeert in detail (per artikel of kostenplaats). 

Geen van deze voorbeelden zijn facturen in btw-zin. Ze zullen dus niet via peppol verlopen, en blijven via e-mail of een portaal aangeleverd worden.  

Ja, dat zal via peppol dienen te verlopen