De Supporters en Rent My Brain worden geregeld ingezet als partner voor het uitwerken en/of implementeren van een (nieuw) ERP systeem. Eén van onze stokpaardjes hierbij is het belang van changemanagement: het cultiveren van een bedrijfscultuur waarin verandering en innovatie deel uitmaken van het DNA van jouw bedrijf. 

Want het implementeren van een ERP-systeem is een ingrijpende verandering voor een organisatie. Het raakt bijna alle afdelingen en heeft een directe impact op dagelijkse processen. Zonder betrokkenheid van werknemers kan de implementatie uitlopen op weerstand, inefficiëntie en zelfs mislukking. Hoe zorg je er dus voor dat medewerkers actief betrokken worden bij elke fase van de ERP-implementatie? We geven alvast enkele nuttige tips…

1. Voorbereiding: creëer draagvlak van in het begin

De basis voor een succesvolle ERP-implementatie wordt gelegd in de voorbereidingsfase. Hier is het van cruciaal belang om medewerkers vanaf het begin te betrekken.

Communiceer de ‘waarom’:
Leg duidelijk uit waarom het nieuwe ERP-systeem wordt ingevoerd. Focus niet alleen op de voordelen voor het bedrijf, maar ook op wat het betekent voor medewerkers. Hoe maakt het hun werk makkelijker.

Betrek medewerkers bij de selectie:
Door medewerkers van verschillende afdelingen te laten meedenken over de keuze van het ERP-systeem, voelen zij zich vanaf het begin gehoord en betrokken.

Vorm een kernteam:
Stel een multidisciplinair projectteam samen dat fungeert als ambassadeurs van de verandering. Dit team helpt om de boodschap intern te verspreiden en medewerkers te ondersteunen.

2. Planningsfase: heldere verwachtingen en communicatie

Een duidelijke en gestructureerde planning helpt om onzekerheid en weerstand te verminderen. Betrokkenheid kan worden vergroot door:

Transparante communicatie:
Deel de implementatiestrategie, de planning en de verwachte impact per afdeling. Gebruik verschillende kanalen zoals meetings, nieuwsbrieven en intranet-updates.

Betrek key users:
Identificeer en train key users binnen elke afdeling die als interne experts kunnen fungeren en hun collega’s kunnen ondersteunen.

Vraag feedback:
Organiseer feedbacksessies waarin werknemers hun zorgen en vragen kunnen delen. Dit helpt om obstakels vroegtijdig te identificeren en aan te pakken.

3. Implementatiefase: training en ondersteuning

Wanneer het ERP-systeem daadwerkelijk wordt uitgerold, is training en begeleiding essentieel om ervoor te zorgen dat medewerkers het systeem daadwerkelijk gebruiken.

Praktijkgerichte training:
Zorg ervoor dat trainingen relevant zijn voor de dagelijkse taken van medewerkers. Geef praktijkvoorbeelden en laat hen oefenen in een testomgeving.

Continue ondersteuning:
Richt een helpdesk of supportteam op waar medewerkers met hun vragen terechtkunnen.

Motivatie en erkenning:
Beloon en erken medewerkers die zich inzetten voor de implementatie, bijvoorbeeld door kleine incentives of shout-outs in teammeetings.

4. Nazorg en optimalisatie: blijven evalueren en verbeteren

De ERP-implementatie stopt niet op de lanceringsdag. Om ervoor te zorgen dat het systeem optimaal gebruikt blijft worden, moet er een voortdurende focus zijn op verbetering

Luister naar gebruikerservaringen:
Organiseer follow-up meetings en verzamel feedback over hoe het systeem in de praktijk werkt.

Optimaliseer waar nodig:
Gebruik de inzichten van medewerkers om processen te verbeteren en het systeem gebruiksvriendelijker te maken.

Blijf trainen:
Zorg voor doorlopende training en onboarding voor nieuwe medewerkers, zodat de kennis niet verloren gaat.