De zomervakantie staat voor de deur. Voor de meesten een moment van rust en bezinning waarnaar lang op voorhand uitgekeken wordt. Maar voordat je écht je mailbox sluit, moet je zeker zijn dat je bij jouw terugkeer geen gigantische achterstand en administratieve chaos aantreft. Met deze vijf tips zorg je ervoor dat je bedrijf draaiende blijft tijdens je afwezigheid én dat je na je vakantie zonder stress weer aan de slag kunt.
1. Maak een glasheldere overdracht
📋 Wat?
Stel een overzichtelijk document op met álle lopende dossiers, deadlines en verantwoordelijkheden.
🔧 Hoe?
Gebruik een gedeeld Google Doc of Excel-sheet waarin je per taak vermeldt:
-Wat er moet gebeuren
-Wie het overneemt
-Wanneer het af moet zijn
💡 Plan een korte overdrachtsmeeting om vragen te beantwoorden. Zo zijn collega’s én je tijdelijke kracht vanaf dag één up-to-date.
2. Schakel een tijdelijke administratieve kracht in
🤝 Wat?
Een ervaren tijdelijke kracht houdt jouw administratie in het gareel en zorgt ervoor dat je zonder zorgen jouw valiezen kunt pakken.
🔧 Hoe?
-Een Supporter is natuurlijk de beste oplossing. Met een Supporter ben je zeker van een polyvalente en veelzijdige kracht die alles vlot kan opvolgen tijdens jouw afwezigheid
-Geef hem of haar toegang tot je takenoverzicht en de systemen die ze nodig hebben
-Voorzie een korte training over jouw back-office processen
💡 Een tijdelijke kracht vult de gaten tijdens piekmomenten en garandeert continuïteit.
3. Automatiseer terugkerende taken
⚙️ Wat?
Laat tools het werk doen voor je, ook als jij op het strand ligt.
🔧 Hoe?
-Zet automatische facturatie en herinneringsmails op (bv. in Exact Online, Yuki of Teamleader)
-Plan social media- en nieuwsbrieven via een scheduler
-Activeer automatische back-ups en rapporten voor je boekhouding
💡 Zo reduceer je manuele handelingen en voorkom je dat er iets ‘tussen de mazen glipt’.
4. Zorg voor toegangsrechten en draaiboeken
🔐 Wat?
Geef collega’s en je tijdelijke kracht op voorhand de nodige rechten en instructies.
🔧 Hoe?
-Maak gebruikersaccounts aan in je CRM, cloud documenten, dossierbeheer of boekhoudpakket
-Schrijf een kort draaiboek: inloggen, workflows, valkuilen en support-contacten
-Test samen of alles werkt vóór je vertrekt
💡 Zo vermijd je geblokkeerde accounts of onduidelijke procedures terwijl jij van de zon geniet.
5. Plan een terugkom-rondje
🔄 Wat?
Een korte “welcome back”-sessie om alle stappen vlot te evalueren.
🔧 Hoe?
-Plan in je agenda: een half uur na je eerste werkdag voor een stand van zaken
-Bespreek wat goed liep, waar je collega’s tegenaan liepen en wat er moet bijgestuurd worden
-Update je overdrachtsdocument voor de volgende vakantieperiode
💡 Zo sluit je de cirkel, voorkom je herhaling van problemen en werk je meteen weer efficiënt.
Met deze vijf tips berg je de admin-zorgen veilig op in een digitaal kluisje, terwijl jij onbezorgd van je vakantie geniet. En als je erin wil zekerstellen dat alles vlekkeloos verloopt, kun je altijd een beroep doen op een Supporter. Zo kom je – fris en energiek – terug om de draad weer op te pakken zonder achterstand!
