Je administratie summerproof maken

De zomer is in aantocht en dat betekent dat je misschien wel plannen hebt om er even tussenuit te gaan. Good for you! Maar hoe zit het met je administratie? Hoe zorg je ervoor dat je backoffice blijft lopen wanneer je op vakantie bent? 

De Supporters geven je enkele tips om je administratie summerproof te maken, want ook je backoffice verdient een out-of-office-plan! 

… Een wat? 

Een duidelijk overdrachtsdocument waardoor de collega’s precies weten wat van hen verwacht wordt en wanneer.

Het resultaat? Je administratie gaat niet in zomerrust, en je bent dus niet de hele maand september bezig met het bijwerken van offertes, facturen, betalingen etc. Telefoontjes worden gewoon beantwoord, mails worden behandeld, offertes worden verstuurd: check! 

Je kan zo’n overdrachtsdocument op verschillende manieren vormgeven, maar hou zeker rekening met deze tips: 

• • Maak een (digitaal) stappenplan dat helder weergeeft wat er moet gebeuren, door wie en gedurende welke periode; 

• • Bespreek de toegewezen verantwoordelijkheden tijdig met je back up(s), en vraag bij je collega’s na of het document volledig is; 
  • Een handleiding die bestaat uit screenshots, bullets of URL’s naar andere (online) instructies? Zolang het helder is voor je collega, is dat helemaal up to you!  
  • Je maakt zo’n document niet snel in de week voor je vertrek, maar behandelt dit als een dynamische handleiding die je vlak voor je vertrek nog eens aan een grondige controle en update onderwerpt; 
  • In de ideale wereld heeft je back up jouw verantwoordelijkheden ook doorheen het jaar al een aantal keer overgenomen. Zo kan hij/zij vragen stellen over het inhoudelijke takenpakket, maar je weet ook meteen of alle rechten correct zijn toegekend. Vergeet daarbij zeker ook de toegang tot het overdrachtsdocument niet! 
  • Ga je er zelf even tussenuit of sluit het hele team collectief de deuren? Breng klanten, prospects, leveranciers… op de hoogte van je beperkte bereikbaarheid en/of de back-upservice die je aanbiedt. Zo voorkom je onaangename verrassingen. Transparante communicatie waarderen we zelf ook, toch? 

• • Activeer je persoonlijke out-of-office-bericht in je mailbox, vermeld bij wie je contacten terechtkunnen en … geniet van een heerlijke vakantie. 

Het voordeel is duidelijk: ook tijdens je vakantie blijft de boel draaien, zodat je zorgeloos kan terugkeren. Bovendien zorgt een overdrachtsdocument en een uitgewerkte back up regeling er ook voor dat je taken kunnen worden overgenomen bij minder voorziene afwezigheden, zoals bvb ziekte. 

Maar wat als je geen back-up hebt in je team? 

Dan zijn er De Supporters. 

De Supporters zijn gespecialiseerd in het aanbieden van office managers die tijdelijk de administratieve taken van je onderneming overnemen. Van een halve dag per week tot voltijds, gedurende een beperkte periode of voor onbepaalde duur: De Supporters zorgen voor een vlotte en professionele verderzetting van je administratie. Onze Supporters maken trouwens met veel plezier handleidingen en overdrachtsdocumenten, indien dat nog niet aanwezig zou zijn. 

Voor wie werken onze Supporters zoal? Voor drukbezette ondernemers die een natuurlijke afkeer hebben van administratie. Voor start ups die zich vooral willen (moeten!) focussen op hun klanten en product. Voor scale ups die onvoldoende werk of budget hebben voor een vaste aanwerving, maar wel ondersteuning kunnen gebruiken. En ook voor corporates die door het administratieve bos de bomen niet meer zien. Voor iedereen eigenlijk…

Waarom De Supporters? 

• • Je krijgt een office manager die perfect past bij jouw bedrijfscultuur, werkwijze en verwachtingen, zonder de rompslomp van een vaste aanwerving; 
  • Je betaalt alleen voor de effectieve prestaties van je Supporter, zonder extra of verborgen kosten; 
  • Je kunt rekenen op een flexibele en snelle service, zonder zware contracten of lange opzegtermijnen; 

• • Je profiteert van de expertise en ervaring van een Supporter, een administratieve expert die je administratie gegarandeerd naar een hoger niveau zal tillen. En bovendien maken onze Supporters ook gebruik van mekaars kennis en expertise, die krijg je er zomaar bij; 
  • Onze Supporters zijn er altijd. Dankzij uitgeschreven handleidingen kunnen zij vlot hun taken overdragen aan een collega-Supporter wanneer jouw vaste Supporter afwezig is; 
  • Jij focust op de kern van je bedrijf, of geniet van je vakantie, terwijl de Supporter zich ontfermt over je administratie.  

Wil je meer weten over De Supporters en hoe ze jouw administratie summerproof kunnen maken? 
Neem dan snel contact op met De Supporters via 📨 contact@desupporters.be of 📞 0472 36 74 02. We helpen je graag verder!