Hoe een contractmodule de sleutel is tot Georganiseerde Zaken

Contracten met klanten, contracten met leveranciers, contracten met medewerkers, …
Contracten voor 1 jaar, contracten met een looptijd 3-6-9, contracten met resultaatsverbintenis, …
Stilzwijgend verlengbare contracten, opzeg 3 maanden voor vervaldag, of toch 6? 
Maar wat is die vervaldag? En wanneer was het contract ook weer gestart?
Waar is de getekende versie?
Opzeg via aangetekend schrijven, opzeg via een simpele mail… maar naar wie?

Van kleine zelfstandige, over KMO tot multinational: allemaal worstelen ze met een overload aan contracten en hun informatie. Hoe houd je overzicht over de looptijd, de voorwaarden, de opzegtermijn en de verlenging? Hoe zorg je ervoor dat je contracten veilig en tegelijk toegankelijk zijn? Hoe voorkom je dat je contracten kwijtgeraakt of vergeet?

Simpel: via een contractmodule, waarbij je je papieren contracten omzet naar digitale documenten (meest voorkomend: in pdf), en van waaruit je ze kan organiseren, doorzoeken, bewerken, delen en archiveren.

Waarom zou je dat doen?

• • Het is gewoon een pak efficiënter. Handmatig contracten beheren is tijdrovend en foutgevoelig. Digitale contracten vind je snel en gemakkelijk terug. Het is ook altijd de laatste en getekende versie. Je delegeert de opvolging aan iemand binnen je team, maar het contract blijft op je radar, zelfs indien die verantwoordelijke in tussentijd niet meer voor je werkt. Je stelt automatische herinneringen in voor belangrijke data, zoals opzegtermijnen of verlengingen. Zo voorkom je dat je kansen mist of ongewild vastzit aan een contract. Je hebt een duidelijk overzicht over de key afspraken (betaaltermijn, startdatum etc), en gaat vanzelf bewuster en meer gestandaardiseerd onderhandelen in de toekomst.

• • Je realiseert een besparing. Het handmatig beheren van contracten kost tijd en geld. Digitale contracten verminderen de administratieve last en zo verkleint de kans op fouten en correcties. Je bespaart op papier, inkt en opslagruimte. Je sluit sneller en makkelijker contracten af, de tegenpartij percipieert jou als kwaliteitsvol, en klanttevredenheid zorgt voor omzet.

• • Je garandeert veiligheid en toegankelijkheid. Papieren contracten gaan verloren, geraken beschadigd of worden gestolen. Digitale contracten kun je veilig opslaan in de cloud, waar ze beschermd zijn tegen brand, diefstal of verlies. Je kunt ook bepalen wie toegang heeft tot welke contracten en welke acties ze mogen uitvoeren. Zo kun je de privacy en de integriteit van je contractgegevens waarborgen. Bovendien kun je altijd en overal bij je contracten komen, via elk apparaat met een internetverbinding. Dit maakt het makkelijker om samen te werken met collega’s, klanten of leveranciers.

Wil je meer weten over digitaliseren van contracten of hoe wij jou hierin kunnen ondersteunen?

Contacteer ons via: 📨 contact@desupporters.be of 📞 0472 36 74 02