Inleiding: Het Digitale Gebod voor Belgische BTW-Plichtigen
De administratieve landschap in België ondergaat een fundamentele transformatie. De federale regering heeft besloten tot de geleidelijke invoering van verplichte elektronische facturatie (e-facturatie) via het Peppol-netwerk voor alle B2B-transacties. Vanaf 1 januari 2026 begint deze verplichting. Het doel is tweeledig: de BTW-kloof dichten en de administratieve last voor Belgische KMO’s en ondernemers aanzienlijk versoepelen. Voor elke BTW-plichtige onderneming in Vlaanderen, Wallonië en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is nu het moment om de transitie te plannen.
Wat is Peppol en Waarom is het de Belgische Standaard?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een beveiligd, Europees netwerk dat fungeert als een ‘digitale snelweg’ voor de uitwisseling van gestructureerde e-facturen.
Een e-factuur is geen gescande PDF. Het is een gestructureerd XML-bestand (meestal in UBL-formaat) dat direct van het ene boekhoud- of ERP-systeem naar het andere wordt verzonden en verwerkt, zonder menselijke tussenkomst.
De Overheid Voorop: De verplichting bouwt voort op het succes van de e-facturatie aan de Belgische Overheid (Business-to-Government of B2G), waar Peppol al de standaard is. De introductie van Peppol B2B is de logische volgende stap in de digitale transformatie van de Belgische administratie.
De Impact en het Tijdspad van de Verplichting in België
De invoering van de Peppol e-facturatieplicht in België verloopt gefaseerd, waarbij de startdatum 1 januari 2026 is. Alle Belgische BTW-plichtigen moeten vanaf dat moment in staat zijn om Peppol e-facturen te ontvangen. Het exacte schema voor het verplicht versturen van e-facturen is afhankelijk van de omzetdrempel van de onderneming.
| Fase | Startdatum | Vereiste | Doelgroep |
| Fase 1 (Ontvangen) | 1 januari 2026 | Verplicht Peppol e-facturen ontvangen | Alle BTW-plichtige ondernemingen (B2B). |
| Fase 2 (Versturen – Grote Ondernemingen) | Datum n.n.b. | Verplicht Peppol e-facturen versturen | Ondernemingen met hoge omzet. |
| Fase 3 (Versturen – KMO’s) | Datum n.n.b. | Verplicht Peppol e-facturen versturen | Alle overige BTW-plichtige ondernemingen. |
Controleer altijd de meest recente publicaties van de FOD Financiën voor de definitieve omzetdrempels en data van Fase 2 en 3.
De Voordelen: Waarom Nu Omschakelen?
Ondanks de verplichting biedt de overstap naar Peppol e-facturatie aanzienlijke voordelen:
Versoepeling van de Administratie: Geen manuele invoer, waardoor het risico op menselijke fouten (en dus de kosten van correctie) significant daalt.
Snellere Betalingen (Cashflow): De automatische verwerking leidt tot kortere betaaltermijnen bij afnemers.
Kostenbesparing: Verlaging van de kosten voor printen, postzegels en archivering.
AI-Klaar: Het gebruik van gestructureerde data (UBL) is de perfecte basis voor verdere AI-automatisering van uw volledige financiële proces.
Valkuilen en Aandachtspunten bij de Implementatie
Het is cruciaal om de overgang naar Peppol proactief te beheren:
Verwarring met PDF: Veel ondernemers denken dat een ‘elektronische factuur’ een PDF per e-mail is. Dit is fout. Peppol vereist een gestructureerd UBL-bestand. Zorg dat uw software dit ondersteunt.
Legacy Software: Oudere of maatwerk ERP-systemen beschikken vaak niet over een ingebouwde Peppol-connector. U zult moeten investeren in een Access Point dienst.
Stamdata Kwaliteit: De facturatiegegevens (namen, BTW-nummers, adressen) moeten foutloos zijn, aangezien de AI-systemen van de ontvanger direct de gegevens verwerken. Onjuiste stamdata leidt tot fouten in het Peppol-netwerk.
Verkeerde Drempels: Houd de officiële omzetdrempels van de Belgische overheid nauwlettend in de gaten om de deadline voor het verplicht versturen niet te missen.
Mogelijke Boetes en Sancties
Aangezien de Peppol e-facturatie een wettelijke verplichting wordt in het kader van de BTW-wetgeving, is niet-naleving onderworpen aan sancties:
Boetes voor Niet-Naleving: Het niet of laattijdig verstrekken van een geldige factuur (in dit geval de verplichte e-factuur) is een inbreuk op het Wetboek van de BTW. De boetes hiervoor kunnen variëren afhankelijk van de ernst en de frequentie van de inbreuk.
Fiscale Audits: Het uitblijven van de correcte e-facturatie kan een trigger zijn voor intensievere fiscale controles door de FOD Financiën.
Administratieve Verstoring: Hoewel geen directe boete, riskeert u dat uw klanten (die vanaf 2026 verplicht zijn e-facturen te verwerken) uw facturen weigeren of vertraagd betalen, wat een ernstige impact heeft op uw cashflow.
10 Veelgestelde Vragen (FAQ) over Peppol in België
1. Is de PDF die ik via e-mail stuur een geldige e-factuur onder Peppol?
Nee. Een PDF is een ongestructureerd document. Een Peppol e-factuur is een gestructureerd XML-bestand (UBL) dat automatisch door computersystemen wordt gelezen.
2. Ben ik verplicht om Peppol te gebruiken voor alle B2B-transacties vanaf 2026?
Vanaf 1 januari 2026 moet elke BTW-plichtige Peppol e-facturen kunnen ontvangen. De verplichting om ze te versturen volgt gefaseerd, afhankelijk van de omzet.
3. Moet ik een nieuw boekhoudprogramma kopen?
Niet noodzakelijk. Als uw huidige boekhoudsoftware een Peppol-connector (of Access Point) heeft, kunt u die gebruiken. Zo niet, dan kunt u samenwerken met een serviceprovider die u toegang geeft tot het Peppol-netwerk.
4. Hoe weet ik of mijn klant Peppol-klaar is?
Elke Peppol-serviceprovider kan in een centraal register (de SML) controleren of een ontvanger geregistreerd is op het Peppol-netwerk, meestal aan de hand van het BTW-nummer.
5. Wat als mijn buitenlandse klant Peppol niet gebruikt?
De Belgische verplichting geldt primair voor B2B-transacties tussen Belgische ondernemingen (B2B-BE). Grensoverschrijdende transacties vallen onder andere regels, maar Peppol is de Europese standaard.
6. Wat is een ‘Access Point’?
Een Access Point is de erkende, beveiligde poort die u nodig heeft om documenten via het Peppol-netwerk te verzenden en te ontvangen. Uw boekhoudsoftwareprovider of een serviceprovider treedt op als uw Access Point.
7. Hoe helpt Peppol tegen BTW-fraude?
Door de gestructureerde en directe uitwisseling van factuurdata kan de Belgische overheid de transacties bijna realtime controleren, wat de opsporing van fraude vergemakkelijkt.
8. Hoe lang duurt de implementatie van Peppol?
Voor de meeste MKB’s die moderne boekhoudsoftware gebruiken, is het een kwestie van de Peppol-module van hun software activeren, wat snel kan. Voor complexe ERP-systemen kan meer tijd nodig zijn voor integratie.
9. Kan ik nog papieren facturen versturen?
Nee. Na de respectievelijke verplichtingsdata voor het versturen van e-facturen, is de papieren of PDF-factuur niet langer geldig voor B2B-transacties.
10. Kan Peppol mijn hele administratie automatiseren?
Peppol automatiseert de uitwisseling en invoer van facturen. In combinatie met andere AI-tools (zoals IDP en RPA) kan het wel een doorslaggevende stap zijn om uw volledige financiële administratie te automatiseren.
